KODE SURAT MENURUT KEPMEN DALAM NEGERI NO 78 TAHUN 2012

Kode Surat

Kode Surat dan Arsif Kedinasan

LAMPIRAN
KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : 78 TAHUN 2012
TENTANG : TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH.

Catatan :
di bawah ini adalah ringkasan TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH yang digunakan untuk kepentingan wilayah sendiri, Penulis menampilkan kode surat menyurat dan kearsifan ini di khususkan seputar wilayah instansi Pendidikan.
1. Pengurusan Surat
Pengurusan naskah dinas masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.
a) cara penyimpanan arsip aktif dilakukan menurut urutan kode klasifikasi.
b) penyimpanan arsip in aktif dipusatkan pada unit kearsipan.
cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal surat, tanggal dan nomor surat.
2. Sarana Pengurusan Surat
1 Kartu Kendali Surat Masuk 2 Kartu Kendali Surat Keluar 3 Daftar Pengendali Surat 4 Lembar Pengantar Arsif Surat
3. Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi
Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.
Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.
Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
.
Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :
- 01 Perencanaan
- 02 Penelitian
- 03 Pendidikan
- 04 Laporan
- 05 Panitia
- 06 Seminar, Lokakarya, Workshop
- 07 Statistik
- 08 Peraturan perundang-undangan
- 09 Tidak dipakai
Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :
5 Kode Surat Tiap Provinsi
Kode wilayah bagi Provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk Kabupaten/Kota di wilayahnya, sedangkan bagi Kabupaten/Kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk Kecamatan diwilayahnya.
Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama komponen sebagai berikut :
6 Singkatan nama dalam surat
Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku
POLA KLASIFIKASI
000
UMUM
001
Lambang
.1
Garuda
.2
Bendera Kebangsaan
.3
Lagu Kebangsaan
.4
Daerah
.31
Provinsi
.32
Kabupaten/Kota
002
Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawai lihat 861.1
003
Hari Raya/Besar
.1
Nasional 17 Agustus, Hari Pahlawan, dan sebagainya
.2
Hari Raya Keagamaan
.3
Hari Ulang Tahun
.4
Hari-hari Besar Internasional
004
Ucapan
005
Undangan
006
Tanda Jabatan
.1
Pamong Praja
.2
Tanda Pengenal
.3
Pejabat lainnya
010
URUSAN DALAM
011
Gedung Kantor/Termasuk Instalasi Prasarana Fisik Pamong /Kantor Dinas
012
Rumah Dinas
015
Penerangan Listrik/Jasa Listrik
016
Telepon/Faximile/Internet
017
Keamanan/Ketertiban Kantor
018
Kebersihan Kantor
019
Protokol
020
PERALATAN
021
Alat Tulis
022
Mesin Kantor
023
Perabot Kantor
024
Alat Angkutan
025
Pakaian Dinas
028
Inventaris
030
KEKAYAAN DAERAH
031
Sumber Daya Alam
032
Asset Daerah
040
PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI / KEARSIPAN / SANDI
041
Perpustakaan
.1
Umum
.2
Khusus
.3
Perguruan Tinggi
.4
Sekolah
.5
Keliling
042
Dokumentasi
045
Kearsipan
046
Sandi
047
Website
048
Pengelolaan Data
049
Jaringan Komunikasi Data
050
PERENCANAAN
051
Proyek Bidang Pemerintahan, Klasifikasikan Disini : Proyek Prasaran Fisik Pemerintahan
057
Bidang Pengawasan
058
Bidang Kepegawaian
059
Bidang Keuangan
060
ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
.1
Program Kerja
061
Organisasi Instansi Pemerintah (struktur organisasi)
062
Organisasi Badan Non Pemerintah
065
Ketatalaksanaan / Tata Naskah / Sistem
066
Stempel Dinas
067
Pelayanan Umum / Pelayanan Publik / Analisis
068
Komputerisasi / Siskomdagri
069
Standar Pelayanan Minimal
070
PENELITIAN
077
Provinsi
078
Kabupaten/Kota
079
Kecamatan /Desa
080
KONFERENSI / RAPAT / SEMINAR
081
Gubernur
082
Bupati / Walikota
083
Komponen, Eselon Lainnya
084
Instansi Lainnya
090
PERJALANAN DINAS
094
Perjalanan Pegawai Termasuk Pemanggilan Pegawai
100
PEMERINTAHAN
101
Meliputi: Tata Praja, Legislatif, Yudikatif, Hubungan luar negeri
102
GDN
110
PEMERINTAHAN PUSAT
111
Presiden
112
Wakil Presiden
113
Susunan Kabinet
114
Kementerian Dalam Negeri
120
PEMERINTAH PROVINSI
.042
Monografi tambahkan kode wilayah
.1
Koordinasi
125
Pembentukan Pemekaran Wilayah
126
Pembagian Wilayah
127
Penyerahan Urusan
130
PEMERINTAH KABUPATEN / KOTA
134
Forum Koordinasi Pemerintah Di Daerah
.1
Muspida
.2
Forum PAN (Panitian Anggaran Nasional)
.3
Forum Koordinasi Lainnya
.4
Kerjasama antar Kabupaten/Kota
135
Pembentukan / Pemekaran Wilayah
136
Pembagian Wilayah
137
Penyerahan Urusan
138
Pemerintah Wilayah Kecamatan
140
PEMERINTAHAN DESA / KELURAHAN
141
Pamong Desa, Meliputi: Pencalonan, Pemilihan, Meninggal, Pengangkatan, Pemberhenian.
142
Penghasilan Pamong Desa
143
Kekayaan Desa
144
Dewan Tingkat Desa, Dewan Marga, Rembug Desa
145
Administrasi Desa
146
Kewilayahan
.1
Pembentukan Desa/Kelurahan
.2
Pemekaran Desa/Kelurahan
.3
Perubahan Batas Wilayah / Perluasan Desa / Kelurahan
.4
Perubahan Nama Desa / Kelurahan
.5
Kerjasama Antar Desa / Kelurahan
147
Lembaga-lembaga Tingkat Desa
148
Perangkat Kelurahan
.1
Kepala Kelurahan
.2
Sekretaris Kelurahan
.3
Staf Kelurahan
149
Dewan Kelurahan
.1
Rukun Tetangga
.2
Rukun Warga
.3
Rukun Kampung
150
LEGISLATIF MPR / DPR / DPD
160
DPRD PROVINSI TAMBAHKAN KODE WILAYAH
170
DPRD KABUPATEN TAMBAHKAN KODE WILAYAH
180
HUKUM
.1
Kontitusi
.11
Dasar Hukum
.12
Undang-Undang Dasar
.2
GBHN
.3
Amnesti, Abolisi dan Grasi
190
HUBUNGAN LUAR NEGERI
200
POLITIK
210
KEPARTAIAN
220
ORGANISASI KEMASYARAKATAN
230
ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
231
Ikatan Dokter Indonesia
232
Persatuan Guru Republik Indonesia
233
PERSATUAN SARJANA HUKUM INDONESIA
234
Persatuan Advokat Indonesia
235
Lembaga Bantuan Hukum Indonesia
236
Korps Pegawai Republik Indonesia
237
Persatuan Wartawan Indonesia
238
Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia
239
Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240
ORGANISASI PEMUDA
241
Komite Nasional Pemuda Indonesia
242
Organisasi Mahasiswa
243
Organisasi Pelajar
250
ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN DAN ANGKUTAN
260
ORGANISASI WANITA
261
Dharma Wanita
262
Persatuan Wanita Indonesia
263
Pemberdayaan Perempuan (wanita)
264
Kongres Wanita
270
PEMILIHAN UMUM
300
KEAMANAN / KETERTIBAN
310
PERTAHANAN
320
KEMILITERAN
330
KEAMANAN
340
PERTAHANAN SIPIL
350
KEJAHATAN
360
BENCANA
361
Gunung Berapi / Gempa
362
Banjir / Tanah Longsor
363
Angin Topan
364
Kebakaran
.1
Pemadam Kebakaran
365
Kekeringan
366
Tsunami
370
KECELAKAAN / SAR
400
KESEJAHTERAAN RAKYAT
401
Keluarga Miskin
402
PNPM Mandiri Pedesaan
410
PEMBANGUNAN DESA
411
Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14
Pungutan
.2
Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32
Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33
Pusat Latihan
.34
Kursus-Kursus
.35
Kurikulum / Sylabus
.36
Ketrampilan
.37
Pramuka
.4
Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25
Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
.3
Koperasi Desa
.32
Koperasi Usaha Desa
420
PENDIDIKAN
.1
Pendidikan Khusus Klasifikasi Disini Pendidikan Putra/I Irja
421
Sekolah
.1
Pra Sekolah
.2
Sekolah Dasar
.3
Sekolah Menengah
.4
Sekolah Tinggi
.5
Sekolah Kejuruan
.6
Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
.7
Kegiatan Pelajar
.71
Reuni Darmawisata
.72
Pelajar Teladan
.73
Resimen Mahasiswa
.8
Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9
Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422
Administrasi Sekolah
.1
Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
.2
Tahun Pelajaran
.3
Hari Libur
.4
Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
.5
Beasiswa
423
Metode Belajar
.1
Kuliah
.2
Ceramah, Simposium
.3
Diskusi
.4
Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
.5
Kurikulum
.6
Karya Tulis
.7
Ujian
424
Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425
Sarana Pendidikan
.1
Gedung
.11
Gedung Sekolah
.12
Kampus
.13
Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2
Buku
.3
Perlengkapan Sekolah
426
Keolahragaan
.1
Cabang Olah Raga
.2
Sarana
.21
Gedung Olah Raga
.22
Stadion
.23
Lapangan
.24
Kolam renang
.3
Pesta Olah Raga, Klasifikasi Disini: PON, Porsade, Olimpiade, dsb
.4
KONI
427
Kepramukaan Meliputi: Organisasi Dan Kegiatan Remaja
Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428
Kepramukaan
429
Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430
KEBUDAYAAN
431
Kesenian
.1
Cabang Kesenian
.2
Sarana
.21
Gedung Kesenian
432
Kepurbakalaan
433
Sejarah
434
Bahasa
435
Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440
KESEHATAN
441
Pembinaan Kesehatan
442
Obat-obatan
443
Penyakit Menular
444
Gizi
445
Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS, PUSKESMAS Keliling, Poliklinik
446
Tenaga Medis
448
Pengobatan Tadisional
450
AGAMA
451
Islam
.1
Peribadatan
.11
Sholat
.12
Zakat Fitrah
.13
Puasa
.14
MTQ
.2
Rumah Ibadah
.3
Tokoh Agama
.4
Pendidikan
.41
Tinggi
42
Menengah
.43
Dasar
.44
Pondok Pesantren
.45
Gedung Sekolah
.46
Tenaga Pengajar
.47
Buku
.48
Dakwah
.49
Organisasi / Lembaga Pendidikan
.5
Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
.6
Peradilan
.7
Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
.8
Mazhab
456
Urusan Haji
.1
ONH
.2
Manasik
460
SOSIAL
463
Kesejahteraan Anak / Keluarga
.1
Anak Putus Sekolah
.2
Ibu Teladan
. 3
Anak Asuh
464
Pembinaan Pahlawan
465
Kesejahteraan Sosial
.1
Lanjut Usia
.2
Korban Kekacauan, Pengungsi, Repatriasi
466
Sumbangan Sosial
.1
Korban Bencana
.2
Pencarian Dana Untuk Sumbangan
.3
Meliputi: Penyelenggaraan Undian, Ketangkasan, Bazar, dsb
.4
Panti Asuhan
.5
Panti Jompo
467
Bimbingan Sosial
.1
Masyarakat Suku Terasing Meliputi: Bimbingan, Pendidikan, Kesehatan, Pemukiman
468
PMI
469
Makam
470
KEPENDUDUKAN
471
Pendaftaran Penduduk
472
Pencatatan Sipil
.1
Kelahiran, Kematian Dan Advokasi
.11
Kelahiran
.12
Kematian
.13
Advokasi Kelahiran Dan Kematian
.2
Perkawinan, Peceraian Dan Advokasi
473
Informasi Kependudukan
.1
Teknologi Informasi
.11
Perangkat Keras
.12
Perangkat Lunak
.13
Jaringan Komunikasi Data
.2
Kelembagaan Dan Sumber Daya Informasi
480
MEDIA MASSA
481
Penerbitan
.1
Surat Kabar
.2
Majalah
.3
Buku
.4
Penerjemahan
482
Radio
485
Pers
.1
Kewartawanan
.2
Wawancara
.3
Informasi Nasional
500
PEREKONOMIAN
510
PERDAGANGAN
520
PERTANIAN
522
Kehutanan
523
Perikanan
524
Peternakan
525
Perkebunan
530
PERINDUSTRIAN
539
Perusahaan Daerah / BUMD/BULD
540
PERTAMBANGAN / KESAMUDRAAN
541
Minyak Bumi / Bensin
546
Geologi
.1
Vulkanologi
.11
Pengawasan Gunung Berapi
.2
Sumur Artesis, Air Bawah Tanah
550
PERHUBUNGAN
551
Perhubungan Darat
552
Perhubungan Laut
553
Perhubungan Udara
554
Pos
555
Telekomunikasi
556
Pariwisata dan Rekreasi
560
TENAGA KERJA
580
PERBANKAN / MONETER
581
Kredit
582
Investasi
590
AGRARIA
593
Pengurusan Hak-Hak Tanah
600
PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAKERJAAN
610
PENGAIRAN
611
Irigasi
620
JALAN
630
JEMBATAN
640
BANGUNAN
650
TATA KOTA
670
KETENAGAAN
671
Listrik
.21
PLTA ( Pembangkit Listrik Tenaga Air )
.22
PLTD ( Pembangkit Listrik Tenaga Diesel )
.23
PLTG P ( Pembangkit Listrik Tenaga Gas )
.24
PLTM ( Pembangkit Listrik Tenaga Matahari )
.25
PLTN ( Pembangkit Listrik Tenaga Nuklir )
.26
PLTPB ( Pembangkit Listrik Tenaga Uap )
690
AIR MINUM
700
PENGAWASAN
701
Bidang Urusan Dalam
702
Bidang Peralatan
703
Bidang Kekayaan Daerah
704
Bidang Perpustakaan / Dokumentasi / Kearsipan Sandi
705
Bidang Perencanaan
706
Bidang Organisasi / Ketatalaksanaan
707
Bidang Penelitian
708
Bidang Konferensi
709
Bidang Perjalanan Dinas
710
BIDANG PEMERINTAHAN
720
BIDANG POLITIK
727
Bidang Pemilihan Umum
730
BIDANG KEAMANAN/KETERTIBAN
740
BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT
750
BIDANG PEREKONOMIAN
760
BIDANG PEKERJAAN UMUM
780
BIDANG KEPEGAWAIAN
781
Bidang Pengadaan Pegawai
782
Bidang Mutasi Pegawai
783
Bidang Kedudukan Pegawai
784
Bidang Kesejahteran Pegawai
785
Bidang Cuti
786
Bidang Penilaian
787
Bidang Tata Usaha Kepegawaian
788
Bidang Pemberhentian Pegawai
789
Bidang Pendidikan Pegawai
790
BIDANG KEUANGAN
791
Bidang Anggaran
792
Bidang Otorisasi
793
Bidang Verifikasi
794
Bidang Pembukuan
795
Bidang Perbendaharaan
796
Bidang Pembina Kebendaharaan
797
Bidang Pendapatan
799
Bidang Bendaharaan
800
KEPEGAWAIAN
810
PENGADAAN
820
MUTASI
822
Kenaikan Gaji Berkala
823
Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824
Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825
Datasering dan Penempatan Kembali
826
Penunjukan Tugas Belajar
828
Mutasi Dengan Instansi Lain
830
KEDUDUKAN
Meliputi:
831
Perhitungan Masa Kerja
832
Penyesuaian Pangkat / Gaji
833
Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834
Jenjang Pangkat / Eselonering
840
KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi:
841
Tunjangan
.1
Jabatan
.2
Kehormatan
.3
Kematian/Uang Duka
.4
Tunjangan Hari Raya
.5
Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6
Keluarga
.7
Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842
Dana
.1
Taspen
.2
Kesehatan
. 3
Asuransi
843
Perawatan Kesehatan
844
Koperasi / Distribusi
845
Perumahan/Tanah
846
Bantuan Sosial
850
CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara dan Cuti Alasan Lain
860
PENILAIAN
861
Penghargaan
.1
Bintang/Satyalencana
.2
Kenaikan Pangkat Anumerta
.3
Kenaikan Gaji Istimewa
.4
Hadiah Berupa Uang
.5
Pegawai Teladan
862
Hukuman
863
Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864
Ujian Dinas
865
Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi. (LP2P )
870
TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871
Formasi
872
Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873
Registrasi
.1
NIP
.2
KARPEG
.3
Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4
Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874
Daftar Riwayat Pekerjaan
875
Kewenangan Mutasi Pegawai
876
Penggajian
.1
SKPP
877
Sumpah/Janji
878
Korps Pegawai
880
PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Meliputi Atas Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tnggu Untuk
Sementara Waktu dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
881
Permintaan Sendiri
882
Dengan Hak Pensiun
883
Karena Meninggal
884
Alasan Lain
885
Uang Pesangon
886
Uang Tunggu
887
Untuk Sementara Waktu
888
Tidak Dengan Hormat
890
PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi:
891
Perencanaan
892
Pendidikan _Egular / Kader
893
Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894
Pendidikan Luar Negeri
895
Metode
896
Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897
Administrasi Pendidikan
898
Fasilitas Belajar
899
Sarana
900
KEUANGAN
910
ANGGARAN
920
OTORISASI / SKO
930
VERIFIKASI
940
PEMBUKUAN
950
PERBENDAHARAAN
960
PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961
Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970
PENDAPATAN
990
BENDAHARAWAN
.
Penyusutan Arsip
Penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan oleh Tata Usaha Pengolah
1. Tata Usaha Pengolah
secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif.
memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke penyimpanan.
menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri.
pada waktu yang telah ditentukan,mengirim arsip inaktif tersebut kepada penyimpanan.
2. Unit Kearsipan
Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal retensi.
Pemusnahan dan Penyerahan arsip.